Cristina entró a trabajar en el Parc en 2006 y es una de las trabajadoras que ha pasado por más áreas: Estabulario, apoyo a la Dirección de Servicios Científicos, Economía y, ahora, Clientes. Es una auténtica enciclopedia del Parc y un punto de consulta para muchos de sus compañeros y compañeras. Entre muchas otras cosas, ahora se encarga de una tarea fundamental: es probable que la mesa y la silla en la que estás sentado leyendo esta entrevista formen parte de un pedido de mobiliario gestionado por Cristina.

¿Cómo se organiza el Área de Clientes?

Mi puesto de trabajo ha evolucionado mucho a medida que el Parc crecía, pero, resumiendo mucho, el Área de Clientes presta servicio al cliente que se instala, al que se marcha y al que se mueve internamente. El Área tiene dos grandes ramas: la comercialización, que lidera Sílvia Cambra, y operaciones, que gestiono más yo, bajo su supervisión. Organizo y hago seguimiento de todos los procesos relacionados con el ciclo de vida del cliente, desde que llega hasta que se marcha. Somos un área muy transversal y parte de nuestro trabajo consiste en identificar una gestión o un problema y trasladarlo a las áreas que tengan esa competencia: Obras, Prevención, Limpieza, Mantenimiento, Jurídico o Almacén.

¿Y cuáles son las tareas principales?

Gestionar toda la documentación una vez llega el cliente, velar porque su espacio esté listo: adquisición y cambios de mobiliario, trasladar las necesidades del cliente en red de internet y telefonía, gestionar tarjetas de acceso, presencia en la página web, notificación de altas, bajas y traslados y entrega de llaves. También hay que atender al cliente externo e interno ante cualquier duda o solicitud. Somos el enlace del cliente con las diferentes áreas del Parc.

También trabajáis mucho en el ámbito del mobiliario…

Cuando un cliente llega y lo encuentra todo en su sitio (sillas, mesas o cortinas) es porque detrás hay un gran trabajo de coordinación de operaciones y procesos. Con 100.000 m² de superficie, imagina la cantidad de muebles y cortinas repartidos entre siete edificios. Y todos estos elementos necesitan mantenimiento y actualización. Todos los movimientos de mobiliario deben tener su trazabilidad y constar en el sistema. Que una silla pase de un espacio a otro implica una operativa que es invisible para el cliente y que relaciona ubicaciones. Solo el año pasado registramos 3.636 movimientos de activos: traslado de mobiliario por ocupación de espacio, liberación de espacio y sustituciones por avería u obsolescencia.

¿Y cómo os organizáis?

Por ubicaciones: son sagradas, nuestra Biblia. Cada espacio es una ubicación con código asociado y cada pieza de mobiliario también tiene un código vinculado para seguir sus movimientos. La actualización del mobiliario también es compleja por la obsolescencia de los muebles. Aparecen nuevas tendencias y, de repente, un color de madera que predomina durante unos años queda obsoleto y es difícil volver a encontrarlo. Con el tiempo hemos aprendido que cuanto más particular es el mueble, más complicado será reemplazarlo. Por eso buscamos muebles estándar y funcionales.

¿Cuántas operaciones anuales podéis llegar a hacer?

Solo el año pasado revisamos más de 7.000 m² de espacios para definir las acciones de mejora que deben realizar las diferentes áreas del Parc para dejar los espacios listos cuando llega, se traslada o se marcha un cliente.